Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
- Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
- Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Transacciones Mercantiles
Transacciones comerciales son las operaciones financieras y comerciales que se realizan a diario. Es la ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o más personas celebran un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el patrimonio. Las transacciones, de acuerdo con las circunstancias en que las operaciones de la empresa afecten su patrimonio, pueden ser:
- Permutativas: Son aquellos hechos contables que no afectan el capital de la empresa y solo constituye cambios de valores dentro de la igualdad patrimonial. Tal es el caso cuando se adquieren bienes al contado; ejemplo, mobiliario. Aquí ocurre una disminución del activo "Efectivo" y un aumento del activo "Mobiliario", sin afectar el valor del capital.
- Modificativas: Son aquellas hechos contables que afectan de algún modo el capital de la empresa. Estos hechos pueden ser de dos tipos: modificativos propios o de origen operacional; y modificativos impropios, originados por el dueño del patrimonio.
- Mixtas : Son aquellas operaciones que originan una permutación de valores y un incremento o disminución de un capital, es decir, las transacciones que son permutativas y mdoficativas a la vez; por ejemplo: una ventana de mercancía al contado. Esta operación origina una utilidad en la venta, habrá un hecho modificativo aumentativo, aumentara el capital, y si, por el contrario, hubo una perdida en la venta, habrá un hecho modificativo, disminuirá el capital.
Importancia de los Documentos Mercantiles en las Transacciones Mercantiles
Estos documentos mercantiles son muy importantes, tanta es su importancia que se han creado normas específicas, leyes y dispocisiones tecnicas particulares para el manejo de estos documentos.
Estos documentos han llegado de la mano de la comlejización de las actividades o transacciones mercantiles, ya que en un principio los acuerdo se sellaban en forma verbal, pera esa manera de sellar los pactos fué sustituida por los pactos firmados y establecidos por escrito o como los conocemos ahora "Documentos Mercantiles".
Hoy en día toda transacción que es llevada a cabo se debe reflejar en un documento mercantil, ya que ese documento es mi garantia de haber realizado esa transacción
Opinión Personal
María José Moreno:
En mi opinión los documento mercantiles son muy importantes porque así los comerciantes llev an un control de sus negocios. Nos sirve como soporte o fundamento sobre las transacciones que hemos realizado. Todas las personas que realicen activiades comerciales están obligadas a registrar los movimientos de mercaderias, ya sea como compra o como venta. Además, también son necesarios porque los documentos mercantiles son constancias de que hemos hecho transacciones comerciales en nuestro negocio.
Andrea Sanchez:
Un documento mercantil es muy importante ya que consiste en mucha responsabilidad, por lo que si llega haber alguna falla o una omisión el mismo puede ocasionar una invalidez de aquel documento y mas aun si llegamos a tomar en cuenta que perfectamente se puede proyectar a una acción judicial, por parte de las personas que tengan un interés o reclamen en lo mismo.
Por lo que debemos de tomar con seriedad lo que es un documento mercantil ya que es un papel demasiado importante.
Bibliografía:
- Janeth Muñoz
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